1. Kościół Chrystusowy, pełniąc swoją misję w świecie, w określonych czasach i warunkach, z konieczności posługuje się pieniędzmi, aby móc utrzymać i rozwijać materialne zaplecze oraz wspierać różne instytucje, niezbędne przy wypełnianiu dzieła ewangelizacji (por. kan. 222 § 1).

2. Zmieniające się okoliczności, a zwłaszcza przepisy prawne, dotyczące posługiwania się środkami płatniczymi, wymagają od każdej instytucji kościelnej wielkiej uwagi, sumienności i kompetencji. Zmiany te nakładają na poszczególne władze kościelne obowiązek przypominania podstawowych zasad posługiwania się pieniędzmi, przeznaczonymi na potrzeby kościelne i określania bardziej szczegółowych norm, zależnie od okoliczności, zawsze jednak w zgodzie z Kodeksem Prawa Kanonicznego i postanowieniami I Synodu Diecezji Drohiczyńskiej.

3. Kodeks Prawa Kanonicznego porusza te kwestie w kanonach od 1254 do 1310. Pierwszy Synod Diecezji Drohiczyńskiej zagadnienia powyższe omawia natomiast w paragrafach od 217 do 244. Tak Kodeks, jak i Synod również na innych miejscach odnoszą się do kwestii finansów. Okoliczności obecne oraz sprawa kompetentnego posługiwania się finansami zobowiązują nas wszystkich do znajomości przepisów kościelnych i świeckich dotyczących tej materii.

4. Mając to wszystko na względzie przypominam i polecam:
a. W każdej parafii i innych instytucjach kościelnych (Kuria, Seminarium, Caritas, fundacje, stowarzyszenia itp.) należy prowadzić księgę rachunkową wraz z dokumentacją oraz księgę inwentarzową. W księgach tych należy odnotowywać każdą operację finansową lub przedmiotową, zaraz po jej dokonaniu.
b. W każdej parafii, względnie innej instytucji kościelnej, posiadającej określoną samodzielność finansową winna być rada gospodarcza (ekonomiczna lub finansowa).
c. Proboszcz parafii, względnie przełożony określonej instytucji (o ile ma taki obowiązek) może posługiwać się pieniędzmi kościelnymi przy regulowaniu tzw. wydatków zwyczajnych (podatki, świadczenia pracownicze, ubezpieczenia, światło, woda, sprzątanie, ogrzewanie, kancelaria). W innych zaś wypadkach powinien mieć zgodę swojej rady na operacje finansowe nie przekraczające 5000 zł. Gdy zaś suma przekracza powyższą wysokość należy mieć zgodę Kurii Diecezjalnej. Tak w pierwszym, jak i w drugim wypadku zgoda winna być wyrażona na piśmie.
d. Proboszcz parafii oraz przełożony określonej instytucji może przyjmować donacje na rzecz osoby prawnej, którą reprezentuje albo kieruje, odnotowując ten fakt z zaznaczeniem przeznaczenia w księdze finansowej albo inwentarzowej. O ile jednak ofiarodawca przedstawia jakieś warunki, wówczas potrzebna jest zgoda na piśmie właściwej rady względnie Kurii, zależnie od wysokości donacji.
e. Natomiast na przyjęcie fundacji zawsze jest potrzebna pisemna zgoda ordynariusza (kan. 1304 § 1).
f. Wszelkie ofiary, składane na ręce jakiejkolwiek fizycznej osoby kościelnej, jeśli nie ma wyraźnego zastrzeżenia, domniemywa się, że są przeznaczone na kościelną osobę prawną, czyli na parafię albo określoną instytucję (kan. 1267 § 1). W związku z tym proboszcz lub przełożony jakiejkolwiek instytucji kościelnej nie może odmówić przyjęcia ofiary, chyba że zachodzą obawy o nieprawidłowości natury prawnej. W takim wypadku należy wszystko przedstawić na piśmie ordynariuszowi miejsca (kan. 1267 § 2).
g. Proboszcz lub przełożony instytucji kościelnych samodzielnie nie może darować, sprzedać, pożyczyć ani w sposób istotny zmienić cokolwiek, co przynależy do kościelnej osoby prawnej (parafii, instytucji). Odnosi się to do przedmiotów ruchomych i nieruchomych, umów i zobowiązań, pieniędzy i walorów bankowych. Jeśli transakcja nie przekracza 5000 zł wystarczy pisemna zgoda rady. W innymi wypadku należy się zwrócić do Kurii.
h. Pożyczki z kasy parafialnej (lub innej instytucji kościelnej) względnie na rzecz parafii (lub instytucji) podlegają tym samym przepisom. Potrzebna jest zgoda pisemna rady (do 5000 zł) albo Kurii. Dotyczy to również finansowych relacji między kościelną osobą prawną a fizyczną (proboszczem lub przełożonym).

5. Wszelkie transakcje i operacje związane z finansami, należy odnotowywać w księgach, zabezpieczając całą dokumentację. Księgi te podlegają każdego roku wizytacjom dziekańskim, a w ramach biskupiej wizytacji kanonicznej są sprawdzane podczas prewizytacji. Księża Dziekani winni natychmiast powiadomić Kurię, gdyby spostrzegli jakieś nieprawidłowości, nawet czysto formalne, celem uporządkowania rachunkowości.

6. Kościelne osoby prawne nie biorą odpowiedzialności za skutki działań osób fizycznych, jeśli te działania byłyby niezgodne z postanowieniami Kodeksu, Synodu, prawami i normami cywilnymi oraz niniejszym dokumentem.

7. Zachęca się wszystkie kościelne osoby fizyczne do studiowania przepisów finansowych, celem uniknięcia pomyłek i dla lepszego wypełniania obowiązków.

8. Nie zapominajmy również o tym, aby wszelkie kwestie materialne traktować w duchu Ewangelii i polecać je opiece Świętej Bożej Opatrzności.

9. Z racji na charakter informacyjny, wyjaśniający i pouczający - niniejsze Pro memoria nabiera mocy w dniu ogłoszenia.

Drohiczyn, 16 sierpnia 2004 r.